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組織數字化——新階段企業數字化轉型的關鍵05 Mar 2020

       (一)數字化不能脫離對“人”的思考,“人”構成的組織決定了企業的長期發展乃至最終效率提升。

       今天,ICT技術以及互聯網驅動的數字化正逐漸成為社會運行的重要議題。在疫情暴發前,數字化轉型已經是各類組織最為熱衷的話題。各類企業和機構搭建了各類涉及客戶、産品、渠道、營銷、服務等環節的數字化基礎設施。數字化對商業場景的改造和滲透也使社會獲得了更優的消費者體驗和更高的商業運作效率。

       不可否認,很多數字化建設是從“事”和“物”的角度來切入的,對“人”的數字化考慮不足;各類關于“業務流程、系統、技術、設備、運營”的話題層出不窮,但很少有人深入剖析“組織數字化”這一議題。本質上看,“事”和“物”有行業共通性、標准化程度高,是行業普遍效率提升的抓手,更多是帶來一種“高運營效率”。但是一家企業長期發展,只能來源于人的工作、人的協同、人的知識、人的創造性以及組織的變革,沒有“人”的因素、沒有組織的因素,企業不可能推動體系化的創新,不可能持續産生新産品、新業態、新模式,不可能贏得持續競爭優勢。在知識經濟時代,大量的高效率工作有賴于員工之間的互動、協同乃至共同學習,這也是數字化不能忽視的重要領域。

       在實踐中,組織的數字化也是數字化轉型的保障,數字化轉型不僅僅需要技術,而且是需要組織管理來保障的。如果“事”和“物”的數字化逐步進入固化階段,但“人”的組織結構形態和關系模式是另外一個不相幹的領域,那麽就會出現各類系統實際利用率低、“兩張皮”現象。當前,隨著競爭環境的變化加劇,組織的動態性和複雜性逐步提升,各類動態協同的組織形態和工作崗位輪替逐步增多,讓“人”簡單服從“事”和“物”,采用“削足適履”的辦法來保障數字化建設,顯然不能滿足當前的企業發展需要。未來,隨著組織形態的進一步變化,大量的員工不再是基于流程工作,而是基于目標來工作;“事”和“物”終究是要去賦能“人”,而不是固化和阻礙“人”。

       因此,我們需要思考一個問題,就是業務效率、企業效率、企業優勢提升的長期根源在于“人”,數字化實施的保障也在于“人”,那麽數字化建設就需要去重點考慮規劃“組織數字化”這一議題。

       (二)數字化的焦點在變:從流程優化、客戶連接到組織在線協同。在新階段,組織在線協同越來越關鍵。

       組織的數字化在當前階段,就是主要講組織在線協同。回顧數字化轉型的潮流趨勢,大體上經曆了三個發展階段。第一個階段是流程優化為特點的信息系統建設階段,主要是以財務系統、ERP系統建設為代表,強調各類管理流程的固化和優化,延伸到生産和供應鏈領域的優化,這是一個基礎。第二個階段是以客戶連接為要點,重點是推各類銷售系統、營銷系統、CRM和客戶端,這個階段主要是實現了客戶的在線、互動、沈澱,這是解決前端業務增長的問題。第三個階段就是我們強調的新階段,這是産業互聯高度發展的階段。此時,互聯網連接向産業縱深發展,更多的設備和組織人員會全面在線,拉動産業上遊環節來及時柔性地響應消費的動態,更多的制造工廠也將形成“在線協同網絡和在線服務”。數字化到達“第三階段(新階段)”,是互聯網發展走向縱深的必然,也是消費拉動産業的必然。

       在新階段,要求更多的工作和産業分工要在線進行協同、甚至是實時協同,只有這樣才能響應前端快速變化的需求。可以說,未來的設計環節、生産環節、供應環節、服務環節,都應該在線,並圍繞消費者的需求動態來適應。這就需要去落實一個“組織整體在線協同”的概念,不同環節的“人”都要在線獲得各類信息、在線溝通對接和快速響應。這種在線協同也要求具有很強的移動化、關系化以及需內容和應用的配套集成,因為這不僅僅是從前到後的信息打通,而是要將團隊和職能服從于“關鍵目標”來協同關系,來臨時安排和調整工作。

       (三)在數字化的新階段,組織的概念不只是涵蓋企業機構內部,也不僅僅是正式的結構,組織會變得愈發“開放”和“複雜”起來。

       組織數字化不僅應涵蓋企業或公共機構的內部,而且也要面對一個“開放”協同的場。越來越多的組織是會延伸到上下遊各類參與方來協同,共同推進項目,輕量化的“跨邊界”團隊會越來越多。一個“跨邊界”團隊,可能集合了營銷方、銷售渠道、物流服務方、生産方、原料保障方、設計方、咨詢培訓方等各類上下遊生態(橫跨不同的部門和企業)。他們需要高效協同的工具(實現“生態在線協同”),來解決更多的跨邊界問題,推進共同的目標和項目。

       更為複雜的是,這樣的組織形式是高度動態的,也是正式和非正式結構混合的,甚至是“自組織”和“自治”的。很多非正式連接的“討論組、討論群”將逐步形成較為正式的“項目群”,而“項目群”最終可能固化為正式的結構和流程關系。在這個過程中,很多人不斷“進群”、很多人逐步“退群”,一項工作的協同將會帶來很多動態調整和關系的變數。

       在數字化的新階段,很多協同工具的使用,將使得組織結構不等同于信息結構,正式的組織結構關系也將並不代表具體工作推進的關系,工作協同是圍繞“目標”而不是圍繞“職位”。很多組織結構將不再是自上而下“設計”出來的,而是自下而上“湧現”出來的。今後,“擁抱組織變化”將成為一種常態,“打破邊界、主動補位、做事不是做官”將成為員工自然而然的工作選擇,“共同目標”和“文化認同”也將成為組織協同的關鍵要素。

       (四)未來的新組織:“組織智能”會在更高水平上提升“人”、“事”和“物”的效率。

       未來,組織協同和管理本身也會越來越基于數據和智能來驅動,組織智能也會通過更好地對接“人”與“人”、“人”與“事”,乃至“人”與“物”,從而帶來新的效率增長點。組織智能可以從“人-人智能”、“人-事智能”和“人-物智能”的角度來理解。

       “人-人智能”意味著智能化會助力我們更聰明地理解人、理解組織,以及深化工作協同的內容。對各類標簽體系、知識圖譜、關系圖譜的深入挖掘,會使得我們對員工互動、企業互動、工作內容的理解逐步加深,人與人之間的互動也是智能語音/客服、智能記錄、智能內容推送等技術産品的重要應用場景。從“人-物智能”的角度來說,智能化意味著讓“人”來更靈活地連接“物”、管理“物”(各類設備和智能硬件等),解放“人”的大量重複性工作,從而提升效率。

       在這裏,更加需要強調的是“人-事智能”的進展。從“人-事”的角度來說,智能化意味著數據的融合打通和分析各類事項,豐富前端各類事項應用,從而讓“人”加快相關事項的辦理和決策,顯著提升效率。

       首先,數據統一打通是基礎。一個事項會串聯不同的“人、團隊、部門、企業”的各環節、各類數據來實現高效流轉;每個單元所辦理的事項會呈現“一張圖表”和“最多跑一次”(各類數據要後臺打通融合、支持前臺統一對接);數據彙總查詢、分析也將成為一種組織管理的常態化行為(例如總部-區域-門店的各類分析彙總),數據應能指導各級組織管理者移動化地、及時地作出決策。

       第二,靈活的前端是關鍵。事項的處理可能是千變萬化的,數據分析的要求是多樣的,智能對話、推薦、預警、風控、提示的場景和算法也是繁多的,這都需要搭建不同的處理模式(較多自動化開發工具助力,可配置的對話機器人、共享組件低代碼快速開發等)。而要做到以上兩點(數據統一、前端靈活適應),也需要中臺化的思想和架構、産品的支撐。

       (五)疫情期間的啓示:組織數字化的浪潮正在到來

       疫情爆發後,各類數字化的工具開始發揮作用,以應對疫情所帶來的挑戰和難題。在應對疫情的過程中,社會各界依靠移動化的組織協同以及快速應用開發,有效提升了疫情防控能力。通過此次疫情防控的過程,我們看到,組織數字化不僅僅是讓員工使用一種溝通協同工具,更重要的是它會對整個組織體系進行重塑。

       首先,疫情期間,組織在線協同大大提升了組織的信息效率,跨邊界特征初步顯現。有超過數萬家各類公共機構、百萬級企業組織率先實現了組織在線,每天用釘釘進行數字化的疫情健康管理(健康打卡)。在社區防控中,各類小區居民可以與物業公司、街道辦之間完成更多的信息傳遞,從而大大解放了小區巡檢的人力使用。部分公共機構快速開發上線了各類疫情填報系統、物資管理系統等,並與組織協同工具打通(連接政府、企業、醫療機構、普通居民等),大大優化了信息溝通效率。

       第二,對企業而言,組織在線協同的形式越來越豐富,呈現“豐富性、動態性”特征。釘釘近日基于千萬組織的真實使用情況發布的《在家辦公指南》,提煉了各類企業和組織真實使用的功能和場景,推出了包含員工健康上報、百人視頻會議、在線課堂等在內的各項針對性服務。依托于這套解決方案,各大企業可在疫情期間維持正常的運轉,保障平穩發展。以視頻會議為例,釘釘已為用戶免費開放302方視頻會議,會議不限時長,足不出戶就可以和同事們實現“面對面”開會的效果。

       第三,組織智能化也初見端倪。通過疫情消息推送與防控,機器人“防疫精靈”、“風險智能預警”等功能,將疫情重要信息精准觸達到組織裏每一個人手中。運用釘釘構建的數字化組織,一方面可以低成本地降低組織內各角色之間的信息不對稱,另一方面也可以提升職位身份、內容、事項之間的匹配精准度。

       疫情終將結束,但數字化的組織體系和技術應用都不會因為疫情的結束而消散,反而會更加迅速的影響和改變人們的生活和工作方式。在數字化浪潮洶湧的今天,企業即將進入一個新的數字化階段,實現組織數字化將從根本上提升企業效率和可持續競爭力,為社會創造更大的價值。

 

       新聞來源:中國民航網