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组织数字化——新阶段企业数字化转型的关键05 Mar 2020

       (一)数字化不能脱离对“人”的思考,“人”构成的组织决定了企业的长期发展乃至最终效率提升。

       今天,ICT技术以及互联网驱动的数字化正逐渐成为社会运行的重要议题。在疫情暴发前,数字化转型已经是各类组织最为热衷的话题。各类企业和机构搭建了各类涉及客户、产品、渠道、营销、服务等环节的数字化基础设施。数字化对商业场景的改造和渗透也使社会获得了更优的消费者体验和更高的商业运作效率。

       不可否认,很多数字化建设是从“事”和“物”的角度来切入的,对“人”的数字化考虑不足;各类关于“业务流程、系统、技术、设备、运营”的话题层出不穷,但很少有人深入剖析“组织数字化”这一议题。本质上看,“事”和“物”有行业共通性、标准化程度高,是行业普遍效率提升的抓手,更多是带来一种“高运营效率”。但是一家企业长期发展,只能来源于人的工作、人的协同、人的知识、人的创造性以及组织的变革,没有“人”的因素、没有组织的因素,企业不可能推动体系化的创新,不可能持续产生新产品、新业态、新模式,不可能赢得持续竞争优势。在知识经济时代,大量的高效率工作有赖于员工之间的互动、协同乃至共同学习,这也是数字化不能忽视的重要领域。

       在实践中,组织的数字化也是数字化转型的保障,数字化转型不仅仅需要技术,而且是需要组织管理来保障的。如果“事”和“物”的数字化逐步进入固化阶段,但“人”的组织结构形态和关系模式是另外一个不相干的领域,那么就会出现各类系统实际利用率低、“两张皮”现象。当前,随着竞争环境的变化加剧,组织的动态性和复杂性逐步提升,各类动态协同的组织形态和工作岗位轮替逐步增多,让“人”简单服从“事”和“物”,采用“削足适履”的办法来保障数字化建设,显然不能满足当前的企业发展需要。未来,随着组织形态的进一步变化,大量的员工不再是基于流程工作,而是基于目标来工作;“事”和“物”终究是要去赋能“人”,而不是固化和阻碍“人”。

       因此,我们需要思考一个问题,就是业务效率、企业效率、企业优势提升的长期根源在于“人”,数字化实施的保障也在于“人”,那么数字化建设就需要去重点考虑规划“组织数字化”这一议题。

       (二)数字化的焦点在变:从流程优化、客户连接到组织在线协同。在新阶段,组织在线协同越来越关键。

       组织的数字化在当前阶段,就是主要讲组织在线协同。回顾数字化转型的潮流趋势,大体上经历了三个发展阶段。第一个阶段是流程优化为特点的信息系统建设阶段,主要是以财务系统、ERP系统建设为代表,强调各类管理流程的固化和优化,延伸到生产和供应链领域的优化,这是一个基础。第二个阶段是以客户连接为要点,重点是推各类销售系统、营销系统、CRM和客户端,这个阶段主要是实现了客户的在线、互动、沉淀,这是解决前端业务增长的问题。第三个阶段就是我们强调的新阶段,这是产业互联高度发展的阶段。此时,互联网连接向产业纵深发展,更多的设备和组织人员会全面在线,拉动产业上游环节来及时柔性地响应消费的动态,更多的制造工厂也将形成“在线协同网络和在线服务”。数字化到达“第三阶段(新阶段)”,是互联网发展走向纵深的必然,也是消费拉动产业的必然。

       在新阶段,要求更多的工作和产业分工要在线进行协同、甚至是实时协同,只有这样才能响应前端快速变化的需求。可以说,未来的设计环节、生产环节、供应环节、服务环节,都应该在线,并围绕消费者的需求动态来适应。这就需要去落实一个“组织整体在线协同”的概念,不同环节的“人”都要在线获得各类信息、在线沟通对接和快速响应。这种在线协同也要求具有很强的移动化、关系化以及需内容和应用的配套集成,因为这不仅仅是从前到后的信息打通,而是要将团队和职能服从于“关键目标”来协同关系,来临时安排和调整工作。

       (三)在数字化的新阶段,组织的概念不只是涵盖企业机构内部,也不仅仅是正式的结构,组织会变得愈发“开放”和“复杂”起来。

       组织数字化不仅应涵盖企业或公共机构的内部,而且也要面对一个“开放”协同的场。越来越多的组织是会延伸到上下游各类参与方来协同,共同推进项目,轻量化的“跨边界”团队会越来越多。一个“跨边界”团队,可能集合了营销方、销售渠道、物流服务方、生产方、原料保障方、设计方、咨询培训方等各类上下游生态(横跨不同的部门和企业)。他们需要高效协同的工具(实现“生态在线协同”),来解决更多的跨边界问题,推进共同的目标和项目。

       更为复杂的是,这样的组织形式是高度动态的,也是正式和非正式结构混合的,甚至是“自组织”和“自治”的。很多非正式连接的“讨论组、讨论群”将逐步形成较为正式的“项目群”,而“项目群”最终可能固化为正式的结构和流程关系。在这个过程中,很多人不断“进群”、很多人逐步“退群”,一项工作的协同将会带来很多动态调整和关系的变数。

       在数字化的新阶段,很多协同工具的使用,将使得组织结构不等同于信息结构,正式的组织结构关系也将并不代表具体工作推进的关系,工作协同是围绕“目标”而不是围绕“职位”。很多组织结构将不再是自上而下“设计”出来的,而是自下而上“涌现”出来的。今后,“拥抱组织变化”将成为一种常态,“打破边界、主动补位、做事不是做官”将成为员工自然而然的工作选择,“共同目标”和“文化认同”也将成为组织协同的关键要素。

       (四)未来的新组织:“组织智能”会在更高水平上提升“人”、“事”和“物”的效率。

       未来,组织协同和管理本身也会越来越基于数据和智能来驱动,组织智能也会通过更好地对接“人”与“人”、“人”与“事”,乃至“人”与“物”,从而带来新的效率增长点。组织智能可以从“人-人智能”、“人-事智能”和“人-物智能”的角度来理解。

       “人-人智能”意味着智能化会助力我们更聪明地理解人、理解组织,以及深化工作协同的内容。对各类标签体系、知识图谱、关系图谱的深入挖掘,会使得我们对员工互动、企业互动、工作内容的理解逐步加深,人与人之间的互动也是智能语音/客服、智能记录、智能内容推送等技术产品的重要应用场景。从“人-物智能”的角度来说,智能化意味着让“人”来更灵活地连接“物”、管理“物”(各类设备和智能硬件等),解放“人”的大量重复性工作,从而提升效率。

       在这里,更加需要强调的是“人-事智能”的进展。从“人-事”的角度来说,智能化意味着数据的融合打通和分析各类事项,丰富前端各类事项应用,从而让“人”加快相关事项的办理和决策,显著提升效率。

       首先,数据统一打通是基础。一个事项会串联不同的“人、团队、部门、企业”的各环节、各类数据来实现高效流转;每个单元所办理的事项会呈现“一张图表”和“最多跑一次”(各类数据要后台打通融合、支持前台统一对接);数据汇总查询、分析也将成为一种组织管理的常态化行为(例如总部-区域-门店的各类分析汇总),数据应能指导各级组织管理者移动化地、及时地作出决策。

       第二,灵活的前端是关键。事项的处理可能是千变万化的,数据分析的要求是多样的,智能对话、推荐、预警、风控、提示的场景和算法也是繁多的,这都需要搭建不同的处理模式(较多自动化开发工具助力,可配置的对话机器人、共享组件低代码快速开发等)。而要做到以上两点(数据统一、前端灵活适应),也需要中台化的思想和架构、产品的支撑。

       (五)疫情期间的启示:组织数字化的浪潮正在到来

       疫情爆发后,各类数字化的工具开始发挥作用,以应对疫情所带来的挑战和难题。在应对疫情的过程中,社会各界依靠移动化的组织协同以及快速应用开发,有效提升了疫情防控能力。通过此次疫情防控的过程,我们看到,组织数字化不仅仅是让员工使用一种沟通协同工具,更重要的是它会对整个组织体系进行重塑。

       首先,疫情期间,组织在线协同大大提升了组织的信息效率,跨边界特征初步显现。有超过数万家各类公共机构、百万级企业组织率先实现了组织在线,每天用钉钉进行数字化的疫情健康管理(健康打卡)。在社区防控中,各类小区居民可以与物业公司、街道办之间完成更多的信息传递,从而大大解放了小区巡检的人力使用。部分公共机构快速开发上线了各类疫情填报系统、物资管理系统等,并与组织协同工具打通(连接政府、企业、医疗机构、普通居民等),大大优化了信息沟通效率。

       第二,对企业而言,组织在线协同的形式越来越丰富,呈现“丰富性、动态性”特征。钉钉近日基于千万组织的真实使用情况发布的《在家办公指南》,提炼了各类企业和组织真实使用的功能和场景,推出了包含员工健康上报、百人视频会议、在线课堂等在内的各项针对性服务。依托于这套解决方案,各大企业可在疫情期间维持正常的运转,保障平稳发展。以视频会议为例,钉钉已为用户免费开放302方视频会议,会议不限时长,足不出户就可以和同事们实现“面对面”开会的效果。

       第三,组织智能化也初见端倪。通过疫情消息推送与防控,机器人“防疫精灵”、“风险智能预警”等功能,将疫情重要信息精准触达到组织里每一个人手中。运用钉钉构建的数字化组织,一方面可以低成本地降低组织内各角色之间的信息不对称,另一方面也可以提升职位身份、内容、事项之间的匹配精准度。

       疫情终将结束,但数字化的组织体系和技术应用都不会因为疫情的结束而消散,反而会更加迅速的影响和改变人们的生活和工作方式。在数字化浪潮汹涌的今天,企业即将进入一个新的数字化阶段,实现组织数字化将从根本上提升企业效率和可持续竞争力,为社会创造更大的价值。

 

       新闻来源:中国民航网